將辦公室的所有 “簽呈” 數位化 教你如何透過 Adobe Acrobat DC 更有效率的完成數位簽署過程

不論大小公司每天多多少少都會有一些文件簽呈需要處理，而在這提倡環保的世代裡，不少東西都已經逐漸數位化，來減少紙張的浪費，簽呈也是，Adobe 最新 Adobe Acrobat DC 軟體，就內建數位簽署功能，可以選擇輸入、繪製或插入手寫簽名的圖片，這樣一來，就算有文件需要上級簽署，也能透過數位化來完成，同時數位化還有另一項優點：不受到時間與地點影響，緊急時隨時都能即刻處理。

你可能會擔心文件寄出時，不確定對方有沒有收到或是打開來看，當然，Acrobat DC 也有想到這部分，因此，只要打開管理後台，隨時都能追蹤這份文件目前在誰手中、誰已經看過或是簽名。更聰明的是，它還能依據簽署人順序來寄送，例如：總經理簽完後，再傳送給董事長簽名，而對於不需要簽署的公告，Acrobat DC 也內建傳送並追蹤的功能，所有收件者只要一打開信來看，就會立刻通知你，功能可說非常完整且豐富。
 
對於已經受夠紙本、或是想要提升工作效率的你，Adobe 最新 Acrobat DC 軟體就絕對不能不認識，至於怎麼使用，筆者也在下方簡單介紹整個流程及功能，有興趣的朋友繼續往下看吧！

Adobe Acrobat DC 只有文件的製作人需要安裝這套軟體，簽署人或其他接收人都不用，信件打開即可閱讀以及在瀏覽器中完成簽名動作。
 
▼ 用 Adobe Acrobat DC 打開簽署的文件 PDF 後，右側就會出現一排工具列。

▼ 最下面兩項就是這篇的重點「傳送供簽署」與「傳送供追蹤」，兩個都有追蹤功能，只不過後者是針對不需要簽名的公告文件，例如：要讓每一位職員知道的 “公司新政策”，使用傳送供追蹤後（透過寄送 E-Mail 地址），只要某位職員已經看過，我就會收到 E-Mail 通知，這樣一來就能做後續追蹤，並即時的通知處理。

傳送供簽署

▼ 首先，我們先來看「傳送供簽署」，筆者這篇測試的簽署文件也特地使用需要兩位簽署者。

▼ 點下傳送供簽署功能後，傳送的文件就是你目前已打開文件，也能增加其他文件或是刪除。而下方的「準備表格」，跟「已可傳送」差別在於，前者你要指定簽名的位置，以及添加更多資訊，如：職稱、公司、姓名欄位等等，像筆者這個文件就有指定簽署者要在哪個位址簽名，所以我就要先到準備表格中來製作；後者則是你沒有特別標記簽名處，Acrobat DC 會自動幫你在設置下方的空白處。

▼ 準備表格中主要的工具列都在上方，而最重要的新增簽名欄位，就是筆者用藍色框框標示起來的這一個。

▼ 拉到指定位置後，會要求我們輸入一些資訊，簽署者電子郵件輸入你想要給誰簽的 E-Mail，而欄位名稱能更改的部分只有 Boos 這一個（筆者已經修改），_es 後面是簽名欄位的代碼，如果改掉，簽名欄位就會變成一般的文字框。

▼ 另外，簽署者部分從一開始沒有編號的簽署者，一直到簽署者6，乍看之下似乎可以輸入最多 7 個人，但經過筆者測試後，如果你的文件需要兩位以上簽署者，那第一個沒有編號的 “簽署者” 請不要使用，因為會出現 BUG，也就是不論後續你加入簽署者1、簽署者2、簽署者3…..等等，所有的簽名欄位都還是由 “簽署者” 來簽名，而簽署者1、簽署者2、簽署者3…..的簽名欄位，會變成在文件最下方沒有設定的狀態下，所以說，最多只能 6 個人，這點真的要注意！簡單來說，就是跳過 “簽署者”，直接從簽署者1 開始設定。

▼ 完成後就按下右下角的傳送供簽署。

▼ 收件人部分會預設好你已經輸入的簽署者 E-Mail，順序也是照著編號，所以會先從第一個 E-Mail 地址開始寄送，等第一個簽完後，才會傳送到第二個，不是一次寄給全部的收件人，當然，你也可以自行變動順序以及添加收件人，下方則是檔案的名稱以及 E-Mail 內容訊息。

▼ 下圖為完成傳送的確認頁面，點選右下角的「管理這份文件」功能，就能即時查看目前簽署進度。

▼ 第一位收件人會收到一封這樣的郵件。

▼ 點選信內指定的連結後，就會進到簽署文件中，一切都是在瀏覽器中完成，完全不需要 Adobe 帳號或軟體。

▼ 簽名提供輸入或手寫兩種方式

▼ 原本筆者想讓簽署者分別簽上名字以及日期，但經過測試後，每一位簽署者在這份文件中，就只有一種簽署（它會紀錄），沒辦法說上面簽名字、下面壓日期，或是上面手寫、下面用打字輸入，所以要壓日期的話，就必須在同一個簽署欄位完成。不過簽名欄位下方系統也會自動加上簽署的日期，如果沒有硬性規定一定要手寫的話，這部分就沒差。

▼ 簽完之後簽署者可以將副本下載，這封文件也已經寄給下一位收件者。

▼ 而寄件者也會即時收到已簽署通知。

▼ 全部簽署完成後，除了寄件者會收到最終文件檔與通知外，所有的簽署者也會收到副本文件的 Mail 通知。

▼ 後台部分也會將此文件歸檔到已簽署中，另外不論是簽署過程中或最終文件，都可以透過右方功能來查詢操作記錄，像是誰已經打開來看過、簽名了嗎、或是什麼時間簽的，一清二楚，這樣也不用再像以往紙本還要跑到辦公室詢問，有網路就能查詢。

傳送供追蹤

▼ 這功能就比較簡單，「建立匿名連結」簡單來說就是文件上傳到 Adobe 雲端之後，將會獲得一個專屬連結供瀏覽者下載與預覽文件，你可以把這連結寄給指定的收件者，或是複製連接貼給朋友，但這就沒有 Mail 即時通知追蹤；「傳送個人化邀請」同樣是把文件上傳到雲端，但需輸入要傳送的收件者 E-Mail，因此，當這些收件者有人打開信內的連結後，寄件者就會收到通知，哪個 E-Mail 已經瀏覽你的文件。