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[專題]Google Calendar 的相關應用



最近Leo開始把之前把玩Google Calendar的一些心得與大家一起分享,看看Google Calendar 到底能帶給我們多少便利性。

其實Google Calendar 最主要的功能就是線上分享行事曆,提供線在上多同時編輯並且可以發送通知,用另外一個角度來看其實就是線上版的Outlook裏面的行事曆功能,不過由於是線上版,因此彈性空間非常的大,就讓我們來看看如何將它應用到必較實際的地方了。


1.  讓多台PC透過Google Calendar來同步Outlook行事曆

Google Calendar 這東西出來已經有一段時間,當時官方並沒有提供同步的套件,不過在前一陣子Google釋放出Google Calendar Sync同步的套件,讓使用者可以輕易將Outlook的行事曆同步到到Google Calendar 上面。可能有些人要問為什麼要這樣做呢?舉個例來說在公司整理好的行事曆,回到家想要變更一些行程卻發現無法變更,因為家中與公司並沒有辦法連線,因此無法利用家 中的電腦來更新資訊,如果這時後利用了Google Calendar 來當做資料庫來存取的話就可以達到家中與公司都可以存取同樣一份行事曆(如下圖),這樣不就方便多了,而且還是完全免費喔。

▼Google Calendar  簡易架構圖

詳細內容:讓Outlook行事曆與Google Calendar 同步的Google Calendar Sync

2.  利用Googe Calendar來突破PDA最多只能同步兩台裝置的限制

相信許多人購買PDA最主要的用途就是要同步Outlook的行事曆與聯絡人,畢竟可以跟Outlook同步這點可是很多商務人士最需要的功能,但是現在 的Windows Mobile架構之下一台PDA最多只能與兩台電腦同步,因此在使用上還蠻麻煩的,畢竟現在同時擁有筆記型電腦與桌上型電腦的人太多了,在加上一個公司電 腦,在同步上就會出問題了,而且只是單純的想同步行事曆而已,每次都還要刪除裝置在來一次,難道就沒有更實際的方式嗎???如果真的沒有的話那Leo這篇 文章就白寫了,大家就接著看下去就知道怎麼解決。

▼PDA與電腦同步的上限,最多只能跟兩個裝置同步。

詳細內容:[WM3-6.1]解除PDA只能同步兩台裝置上的行事曆限制

3.  利用Google Calendar 來達到多台PDA與多台電腦同步行事曆的目的

還記得之前Leo介紹過的方式來突破PDA同步兩台裝置的限制嗎???可點我參考詳細說明, 不過還是受限於PDA只能同步兩台電腦的限制(如下圖),必須透過Microsoft ActiveSync來完成同步,但是這樣還是不能滿足商務人士行動上的需求,因為要回到電腦前面才能完成同步,到底有沒有辦法可以突破這個限制,讓工作 繁忙的商務人是可以在外就可以同步助理所安排的行事曆,讓在外打拼的人無後顧之憂呢??其實真的是有方法可以解決的,而且還方便的喔!!!就讓我們繼續看 下去吧!!!!!

▼多台電腦與多台PDA同步

詳細內容:[WM3-6.1]讓多台PDA與電腦同步同個行事曆

4.  開啟Google Calendar 電話簡訊通知功能

在之前的文章[WM3-6.1]讓多台PDA與電腦同步同個行事曆當中有提到其實Google Calendar有提供電話簡訊通知功能,不過台灣地區還沒開通,因此無法正常使用,但是Leo仍然不死心的找了一些相關資料,發現其實還是有辦法開通電話通知的功能喔。

看完了上面的應用,有沒有覺得Google Calendar其實還蠻方便的,但是透過這樣的玩法其實還是有一些盲點的,尤其是第三點的應用,當同步的數量越多就越會產生資訊不即時的現象發生,舉個例來說明假設有十個業務有十台PDA手機要與助理同步行事曆,如何將行事曆達到一致化,讓業務與助理的所得到的資訊是一模一樣的。十個業務都在外面,只有助理在公司,要如何才能將這些資料一致化呢?因此我們要同步的裝置有10台PDA與1台電腦,10台PDA採用3G或著Wifi連線方式與Google Calendar連線。

4.1 方法一

  1. 時間1700:10個業務必須先將自己PDA內的本日新增資料同步一次(上傳),將PDA的資訊傳到Google Calendar 。
  2. 時間1705:助理需要等10個業務都上傳完畢之後統一更新資料到電腦中並將新增的資料傳上去(同時上下載)。
  3. 時間1715:10個業務再同步一次(下載)取得最新資料。

經過上述步驟才能將10個業務與助理將資料完全一致化,因此經過上述步驟我們可以看到同步的次數如下

  1. 同步10次
  2. 同步1次
  3. 同步10次

也就是每個裝置必須要同步兩次才能將資料一致化,而且必須在規定時間內完成,這樣才能達到完全資料同步的目的。如果有人沒遵守這個規則的話,就要重複此步驟才能達到目的。因此為了要達到目的必須遵守遊戲規則,以上面的例子來說可以歸類出幾個規則

  1. 必須規範在規定時間內完成指定作業。
  2. 必須有完整的規畫(如步驟1-3)。
  3. 必須強迫所有人員遵守規則。

4.2 方法二

當然要解決剛舉的例子,方法不是只有一種而已,因為剛提到了10個業務都使用3G、Wifi上網,那麼應該也可以直接打開PDA上的IE瀏覽器登入WEB版的Google Calendar直接新增就可以免除同步的問題,不過是需要規範在規定時間內完成指定作業。

▼PDA內建的IE瀏覽WEB版的Google Calendar畫面,無法新增

▼採用OPERA來瀏覽WEB版的Google Calendar畫面,同樣無法新增

 

▼切換到正常瀏覽模式瀏覽WEB版的Google Calendar畫面,無法顯示行事曆區域,因此無法新增

經過測試,這個方法無效!!!!因為目前PDA上的瀏覽器只能瀏覽Google Calendar上的資料,無法新增任何的資訊,因此現階段無法利用這種方式來新增編輯。

4.3 方法三

再者也可以強迫將10個業務的手機設定每30分鐘自動將所有資料上傳,這樣也可以增加資訊同步的機率,但是過多的同步次數所帶來的將是所謂的資訊氾濫,充斥過多而不確定的無謂資訊,大幅降低有效資訊存在的價值,進而影響到使用意願,這點就值得大家去好好省思了。

感想

其實任何的資訊系統,還是需要對應的標準作業程序來規範相關人員,在電腦的世界當中只有0與1,有就有沒有就沒有這是很現實的,但是操作人員卻有千百種理由來推翻這種0與1的規則,在這時候就是需要標準操作程序來規範相關人員了,避免因為人為的問題破壞掉整的資訊架構與邏輯,因此再好的軟體與工具如果沒有一套有系統的遊戲規則來規範,那此軟體能帶來的效用可以說是微乎其微,畢竟”人”才是整個資訊架構中最大的變數呀。



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關於作者

Leo

Leo

喜愛旅遊並沉迷科技應用數十年無法自拔的重度 3C 上癮者!

1 回應

  • Google has announced the discontinuation on the Outlook sync as of year 2013. what can we do now?

    版主回應:
    找時間來分享其他作法!

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